23 t/m 29 MEI  | Expo-terrein aan het Haarlemmermeerse bos, Vijfhuizen

PRAKTISCH 

DATA EN TIJDEN

De Zomerweek vindt van 23 t/m 29 mei 2024 plaats op het Expo-terrein aan het Haarlemmermeerse Bos, Stelling 1 in Vijfhuizen.

Voor bezoekers is de Zomerweek open van 10.00 tot 18.00 uur.

Exposanten kunnen tijdens eventdagen van 08.00 tot 09.00 uur het terrein oprijden om te bevoorraden. Aan het einde van de dag kunnen exposanten het terrein op nadat de bezoekers het terrein hebben verlaten. Dit is van 18.30 tot 20.00 uur. Volg altijd de aanwijzingen van de traffic medewerkers op: zij zorgen voor jullie en onze veiligheid!

Opbouw: dinsdag 21 mei (voor stands vanaf 50m2 of eigen standbouw) & woensdag 22 mei 2024.
Afbouw: woensdag 29 mei vanaf 18:30 tot 22.00 uur. Eigen standbouw ook donderdag 30 mei 2024.

TOEGANG TOT HET TERREIN

Tijdens de eventdagen kun je met één auto dicht bij de locatie parkeren; op het parkeerterrein nabij Buitenlus of aan de zijkant van de kas. Je hebt alleen toegang tot dit gebied met een magneetsticker. De magneetsticker en de polsbandjes (en eventueel extra bestelde polsbandjes) ontvang je per post 2 weken voor de eerste opbouwdag. 

Eén parkeerabonnement voor één auto, de gehele week (=magneetsticker) is inbegrepen in je servicepakket. Extra parkeerabonnementen of uitrijkaarten kunnen in de webshop vanaf maart worden besteld, je krijgt hier nog een mail over zodra de webshop openstaat. Met deze abonnementen en kaarten kun je op het reguliere parkeerterrein parkeren. 

Kosten extra abonnement / uitrijdkaart :

(exclusief 21% BTW)

  • week parkeerkaart: € 72,-
  • dag parkeerkaart: € 11,15 

 

Volg te allen tijde de aanwijzingen van de traffic medewerkers op!

Afhankelijk van het aantal vierkante meters wat je hebt afgenomen, ontvang je polsbandjes van ons.
Hieronder vind je de staffel:

  • 01 t/m 09 m2: 3
  • 10 t/m 20 m2: 5
  • 21 t/m 30 m2: 6
  • 31 t/m 50 m2: 8
  • 51 t/m 75 m2: 10
  • 76 t/m 100 m2: 15
  • meer dan 100 m2: 20

Polsbandjes dienen voorafgaand aan de eventdagen te worden verspreid binnen het team. Zonder polsbandje (deze moet om de pols gedragen worden) is er géén toegang tot de Expo Haarlemmermeer.

Er zijn 10 Friends & Family toegangskaarten ingebrepen in je servicepakket. Deze ontvang je per mail. Let hierbij wel op: deze zijn alleen geldig op woensdag 29 mei. Nodig gezellig je vrienden en/of familie uit om er een leuke dag van te maken!

CATERING

Tijdens de opbouw is er op dinsdag 21 en woensdag 22 mei catering aanwezig tussen 11.30 en 15.00 uur. Dit kan ter plekke besteld en afgerekend worden (pin only).

Gedurende het event is er de mogelijkheid tot catering; je kunt via het handboek van te voren lunchpakketten bestellen. Deze lunchpakketten worden op je stand afgeleverd en achteraf op factuur betaald. Er kan ter plekke niet op rekening worden besteld en er zijn geen tegoedkaarten.
Op vertoon van een polsbandje korting op koffie of thee naar keuze bij alle cateringterrassen.

STYLING & PROMOTIE

Bekijk hier de terugblik van de Zomerweek in 2023 voor inspiratie.

Ben je benieuwd hoe je een tent kunt stylen, wat de mogelijkheden zijn voor sponsoring, welke verschillende soorten tenten er zijn en hoe je activatie kunt toevoegen aan je stand om het contact met jouw (potentiële) klanten nog waardevoller te maken? Neem vrijblijvend contact op met onze accountmanagers. Zij denken graag met je mee.

Om er met elkaar wederom een groot succes van te maken hebben we een promotiepakket gemaakt dat ook jij kunt inzetten op je social media kanalen, website en eventuele winkel(s) of andere evenementen waaraan je deelneemt. Dit pakket is bedoeld om de mensen waarmee je in contact komt op de hoogte te brengen van je deelname en ze te enthousiasmeren om ook naar de Zomerweek te komen. Wanneer deze gereed is, ontvang je hier per mail meer informatie over.

VERGUNNING & VERZEKERING

Voor verkoop en sampling van alcoholhoudende dranken tijdens de Zomerweek is er een vergunning nodig. Loc7000 verzorgt de aanvraag bij de gemeente Haarlemmermeer en het toezicht op het naleven van de regels van de vergunning. Hier wordt een bedrag van € 450,00 voor in rekening gebracht.

Wij raden je aan ervoor te zorgen dat je goed verzekerd bent. De organisatie DPG Media B.V. stelt zich niet aansprakelijk voor beschadiging of diefstal van eigendommen van exposanten.

CIJFERS

  • donderdag 19 mei: 8.100
  • vrijdag 20 mei: 13.500
  • zaterdag 21 mei: 12.500
  • zondag 22 mei:10.500
  • maandag 23 mei:11.150
  • dinsdag 24 mei: 8.250
  • woensdag 25 mei: 5.750


Totaal aantal bezoekers Zomerweek 2023: 69.750

De incassodata zijn 21 maart en 11 april 2024.

REGELS & REGLEMENTEN

Wanneer je je hebt ingeschreven voor de Zomerweek en je locatie is bevestigd, krijg je zo snel mogelijk toegang tot het handboek. In dit handboek kan je diverse facilitaire producten bestellen en informatie inzien.

De Zomerweek is een 3D-versie van de tijdschriften Libelle en Margriet. We doen er alles aan om met inrichting en styling de uitstraling van beide tijdschriften te waarborgen. Zomerweek valt of staat met de komst van de vele bezoekers en een goed resultaat voor de exposanten. Om ervoor te zorgen dat bezoekers en exposanten jaarlijks in groten getale terugkomen, zijn we zuinig op het concept waar Libelle en Margriet al ruim 25 jaar aan gebouwd hebben. De belangrijke aandachtspunten voor exposanten:

  • Alleen de ruimte binnen de tent of stand kun je gebruiken voor branding, uitdelen van flyers of samples, verkoop of andere activiteiten. De buiten- en bovenkant van de tent of stand, evenals de paden en de buitenruimte rondom de tent, is eigendom van de Zomerweek. Dit betekent dat het niet is toegestaan om producten, stickers, vlaggen en decoratie buiten je tent of aan de buitenzijde van je tent te bevestigen. Dit geldt ook voor de standbouw in de kas.
     
  • Alle tarieven zijn exclusief 21% BTW en exclusief verplicht servicepakket van € 299,- bestaande uit inschrijfkosten, 1 parkeerkaart, vermelding op de site, vermelding op de plattegrond, het afvoeren van een vuilniszakje en een doosje met karton (doos en vuilniszakje dien je zelf te faciliteren) en 10 Friends & Family entreekaarten voor woensdag 29 mei 2024.
     
  • Voor opslag van producten kun je een container huren of een opslag met hekwerk (alleen in kas verkrijgbaar) of zorgen voor een plekje in je eigen tent. De tijden voor het bevoorraden zijn reeds hierboven genoemd. Een opslag kun je bestellen in de webshop (open vanaf maart).
     
  • Er is geen rollend materieel aanwezig, hiervoor dien je zelf zorg te dragen.
     
  • Hoe ga je om met de gehuurde ruimte? Je tent of stand dient in dezelfde staat te worden achtergelaten als het wordt opgeleverd. Dat betekent dat er geen taperesten mogen achterblijven en dat er in wanden, vloer of tentdoek niet geboord of geschroefd mag worden. Als alternatief voor bevestiging kun je bijvoorbeeld s-haken, visdraad, tape of tie-raps gebruiken.
     
  • Geluidsversterking is niet nodig. Het gebruik van geluid willen wij tot het minimum beperken. Wanneer er door ons toestemming is verleend om geluid te voeren, dan dient dit geluid zo afgesteld te zijn dat buren er geen overlast van ondervinden.
     
  • (Huis)dieren zijn voor ieders veiligheid niet welkom op het terrein gedurende de gehele periode van het event, ook tijdens op- en afbouw. Hulphonden zijn hierop een uitzondering.

Download hier het Exposantenreglement van de Zomerweek 2024.

Wil je meer informatie over de Zomerweek? Neem even contact met ons op, dan helpen we je graag verder!